Wat schiet Apeldoorn op met een eigen managementadviesbureau?
‘Dat er beter gemanaged wordt. Het bureau levert mensen die de organisatie al van haver tot gort kennen en dus vanaf dag 1 productief zijn. Mensen die niet sec naar een opdracht kijken, maar verbanden zien met andere projecten en processen. Mensen die aanspreekbaar blijven als een project eenmaal op poten is gezet en beschikbaar zijn voor nawerk en bestendiging van doelstellingen. We hebben natuurlijk maar een beperkt aantal klanten. Je moet het altijd goed doen. Je kunt het in elk geval nooit verbruien en denken “ach, volgende keer beter, klanten zat”.’

Dat wil natuurlijk iedere overheid, lijkt mij.
‘Tot mijn verbazing werken nog maar weinig overheden met dit concept. Bij mijn weten alleen het ministerie van VROM en Rotterdam. Het werkt trouwens ook nog op een andere manier: je houdt talent in huis.’

Dat moet je even uitleggen.
‘Een overstap naar het managementbureau geldt als een bevordering, als een blijk van waardering. De gemeente Apeldoorn wil ambtenaren met managementtalent proberen te behouden door ze perspectieven te bieden. Overheden klagen er vaak over dat talentvolle mensen na een jaar of vier hun ervaring in het bedrijfsleven te gelde gaan maken. Dat kun je voorkomen door ze zwaardere functies te bieden, zoals Apeldoorn dat doet met het managementbureau. Maak de functies interessanter: dat is volgens mij de belangrijkste prikkel om goeie mensen te houden. Uitstroom is overigens nooit helemaal te voorkomen, hoor. Daar maak ik me geen illusies over.’
‘Maar ik vind dat Apeldoorn veel investeert in behoud van talent. En de ontwikkeling ervan. We hebben hier bijvoorbeeld de Apeldoorn Academie. Dat is een soort kweekvijver, waarin ambtenaren elkaar helpen groeien. Je geeft eigenlijk les aan de hand van je eigen ervaringen aan je collega’s. Dat is echt heel leuk, maar vergt ook wel wat diplomatie.’

Bedoel je didactiek?
‘Nee, ik bedoel echt diplomatie. De praktijk waaraan in die academiesessies wordt gerefereerd, is heel lokaal gedefinieerd: een schat aan dankbare voorbeelden, voor iedereen herkenbaar. Maar daar moet je wel voorzichtig mee omgaan, als je aan de hand van die praktijk kennis probeert over te dragen. Hoewel we hier werken met veertienhonderd ambtenaren, is het een kleine wereld, waarin informatie al gauw herleidbaar is tot personen. Zo’n college moet natuurlijk niet uitdraaien op een verhaal over persoonlijke zaken.’

Ook lekker goedkoop voor gemeente? Of blijft Apeldoorn externe adviseurs in huis halen?
‘Nee, nee, we zijn minder afhankelijk van externe inhuur. Inderdaad, het is goedkoper. Het managementbureau maakt immers geen winst. Alleen als het erg specialistisch wordt kunnen we niet altijd de expertise leveren. Ik denk dat de constructie voor veel gemeenten (en bedrijven) interessant is. Voorwaarde is wel dat je voldoende volume moet hebben om een team te voeden met het juiste werk.’

Voldoende volume? Noem eens wat.
‘Ik zou zeggen dat een gemeente meer dan zeventigduizend inwoners moet hebben om het effectief te laten functioneren. Je moet een bureau van enige omvang kunnen hebben. Met maar een paar mensen wordt het te kwetsbaar en kan je ook niet omgaan met wijzigingen in de werkvoorraad.’

Hoe groot is eigenlijk de speelruimte van het managementbureau. Kan je op eigen kompas varen. Of is de politiek allesbepalend en is het veel meer ‘u vraagt wij draaien’.
‘Dat is ten dele zo natuurlijk, maar het hangt ook af van tot op welk niveau wethouders zich willen bemoeien met het ambtelijke werk. De wispelturigheid van de politiek kan soms erg frustrerend werken. Het is kennelijk inherent aan politiek dat er bij de dag geleefd wordt. Wat ’s ochtends in de krant staat, bepaalt waarover het vragenuurtje ’s middags zal gaan. Er lekt best veel energie door weg. Maar de burger heeft niet veel andere wegen om van zich te laten horen dan de krant en het is zo nu en dan ook goed dat de boel hier wordt opgeschud door de media. Ik zit nu wel erg ambtenarentaal uit te slaan, hè?’

Dat mag hoor, in dit blad.
‘Hoe het ook zij, een project of voornemen strandt nooit “zomaar” in een politieke omgeving. In een groot deel van vastlopende projecten gaat het mis op het proces of de presentatie in plaats van op de inhoud.’

En jouw managementbureau moet dat helpen voorkomen.
‘Als het even kan ja. Wij zorgen voor continuïteit.’

Je bent nog vrij jong. Heb je nooit de indruk dat collega’s denken: wat komt die snotneus hier doen?
‘Je zult altijd en overal mensen tegenkomen die “in je allergie zitten”. Dat is goed, want die maken je meer bewust van je eigen gedrag en blinde vlekken. Moet je natuurlijk wel een beetje zelfreflectief zijn.’
‘Er zullen mensen zijn die mijn generatie oppervlakkigheid, gebrek aan grondigheid en een te vlotte veranderingsdrang verwijten. En daar zal heus wel wat in zitten. Ik heb er geen problemen mee. En laten we wel wezen: als we allemaal zo veranderingsminded zouden zijn, zou het een rusteloze boel worden.’

Is er nog iets in Apeldoorn wat voor andere gemeenten interessant kan zijn?
‘De gemeente probeert ambtenaren ervan te doordringen dat ze alles doen uit naam van Apeldoorn. Onder het motto “Apeldoorn heeft antwoord” is er een nieuwe bedrijfscultuur gevestigd. Als een burger jou met een vraag belt, dan ben jij ook degene die hem terugbelt, ook al ligt de vraag niet op jouw terrein. Je mag je dus nooit verschuilen achter een ander, nooit doorverwijzen. De klanttevredenheid in Apeldoorn zit ergens tussen 7,5 en de 8-.’

Nog tips voor beginnende ambtelijke managers?
‘Verlies je niet meteen in de inhoud. Je wilt natuurlijk het liefst dossiers beheersen, ze helemaal uitspitten. Maar lang zelf broeden op iets is verraderlijk: vaak kom je met idee, wat naar je gevoel briljant in elkaar zit, te laat naar buiten. Er wordt natuurlijk op geschoten, want zo briljant kan het niet zijn. Mijn advies: ga er al in een vroeg stadium de boer mee op en vraag zoveel mogelijk mensen om advies. Er is zoveel kennis die je niet zelf hoeft op te bouwen. Een goed plan hoeft echt maar heel klein te zijn: een plan met een duidelijke focus. Het eerste wat je eigenlijk moet doen is stilstaan. Stilstaan om je af te vragen “Wat is hier nou echt belangrijk, waarop moet ik sturen?” Zijpaden zijn nu eenmaal heel verleidelijk. Als je op alles probeert te sturen, stuur je uiteindelijk op niets. En het is ook nog eens niet vol te houden. Het is ook niet interessant voor je partners. Partners komen pas in beweging, als ze de ruimte krijgen. Die moet je als manager dus geven.’

Met ‘partners’ bedoel je de ambtenaren die je aanstuurt?
‘Nee, ik bedoel partners buiten de gemeente. De gemeente is nog wel van nature de partij die initiatieven neemt voor de publieke zaak, maar de uitvoering ligt meer dan vroeger bij “derden”: schoolbesturen, corporaties, bedrijven, welzijnsinstellingen etcetera.’

Je begeeft je dus vaak buiten het stadhuis. Hoe groot is de kans dat Michiel Bruins uit zijn jasje groeit en daarom overstapt naar het bedrijfsleven?
‘Hmmmm… Als het werk me niet meer prikkelt, is die kans er zeker. Het aardige van werken bij de overheid ligt in de omgang met die eeuwige belangenconflicten en die vreselijk diverse doelstellingen. Dat steeds weer afwegen en beslissen dat bevalt me goed. Dat vind je niet zo gauw in het bedrijfsleven. Ik lig niet wakker van mijn werk, maar soms word ik er wel een paar uur eerder wakker van. Wakker van een “doegevoel”, zeg maar. Dat vind ik een goed teken.’